19.12.16 Документооборот в компании: как сделать его удобным и эффективным?

Эффективный и удобный документооборот в компании — уже огромная часть успеха. Документы чрезвычайно важны в функционировании любого бизнеса, поэтому они должны быть максимально в порядке, на виду и всегда доступны, в любой момент. Идеален расклад, когда документооборот в нужной степени автоматизирован и соответствующие специалисты, занимающиеся этими вопросами, могут сразу же, высчитать необходимые данные, получить необходимую статистику.

Электронный документооборот уже давно перестал быть чем-то из ряда вон выходящим — это, скорее, необходимость, которая делает работу компании в разы более эффективной. Систем электронного документооборота сегодня существует огромное множество: они отличаются функциями, интерфейсом и многими другими характеристиками. В целом, выбрать для себя идеальный вариант, сможет каждая компания.

Как сделать документооборот удобным и эффективным?

Первый выход — это выбрать максимально удачную по удобству и эффективности систему электронного документооборота. На что стоит обратить внимание в первую очередь?

• Удобство и интуитивную понятность интерфейса;
• Надежность такой системы: вопрос конфиденциальности в бизнесе всегда стоит максимально остро и на это, в первую очередь, стоит обращать внимание.
• Возможность построения отчётов с помощью такого ПО;
• Удобная фиксация и контроль информации — руководителями, маркетологами и другими лицами;
• Возможность отслеживания физического местонахождения документов;
• Возможность формирования дел, томов, номенклатур;
• Интеграция с другими системами;
• Возможность автоматического формирования задач и их быстрого и точного делегирования;
• Качественная техническая поддержка или же возможность технической поддержки с удобством для ИТ-специалистов, которые будут заниматься этим вопросом.

Все эти характеристики позволяют вести документооборот максимально качественно и эффективно.

Где найти систему электронного документооборота?

На самом деле, этим характеристикам соответствуют многие системы, но лучшим вариантом станет система DocsVision. Помимо всех перечисленных преимуществ, DocsVision позволяет осуществлять успешных поиск документов в базе и в архиве, в том числе — и по определенным критериям; имеется функция уведомлений о необходимости работ по документам и другими достоинствами. DocsVision — это идеальный вариант для тех, кому удобство, мобильность, конфиденциальность, эффективность и комфорт — крайне важны в бизнесе и, в частности, в документообороте.