06.12.16 Как правильно и качественно организовать документооборот в компании
Документооборот — чрезвычайно важная составляющая в организации любого бизнеса. По своей сути, документооборот — это движение документов, неких объектов — материальных или электронных, с зафиксированной на них информацией. Движение может быть разным — от руководителя к исполнителям и наоборот, это могут быть документы разного рода, однако, именно этим аспектом успешного ведения бизнеса многие руководители пренебрегают и совершенно зря: несмотря на то, что документооборот вторичен по отношению к целям и задачам организации, правильная его организация, регулирование, доступ к любому элементу в любой момент, упорядоченность и нормированность, существенно облегчают жизнь. Еще более прогрессивный вариант — использование разного рода автоматизированных, электронных систем организации и функционирования документооборота.
Что нужно для организации успешного документооборота?
- осуществление приема и первичной обработки поступающих в организацию документов;
- грамотное рассмотрение и последующее распределение документов;
- регистрация;
- хранение;
- контроль;
- поиск;
- разного рода информационно-справочная работа;
- их исполнение;
- отправка и выдача заданий;
При этом, традиционная, “бумажная” организация документооборота в современных условиях совсем перестала быть эффективной, позиции сдают и электронные варианты, с использованием простейших программ вроде установленных практически на каждом компьютере, по умолчанию, Word и Excel. Будущее — за специальным ПО, которое позволяет решать задачи чуть более широкие, чем просто хранение.
Это — основные аспекты, на которые необходимо ориентироваться. Чтобы оптимизировать этот процесс, также необходимо учитывать ряд факторов и внедрить их. Что нужно сделать?
- Максимально сократить инстанции прохождения документов;
- Ограничить или исключить обратные движения документов;
- Соблюсти максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов.
Почему стоит обращать внимание на правильную организацию документооборота и, в частности, на различные автоматизированные решения?
Консалтинг-специалисты рекомендуют первым же делом обращать внимание на организацию документооборота в компаниях, именно это как нельзя лучше способствует упорядоченному, слаженному и, в итоге, успешному функционированию бизнеса. Естественно, это чрезвычайно удобно для любого руководителя, а также специалистов по отчетности: гораздо лучше сохранять все в наглядном состоянии постоянно, чем заниматься упорядочиванием от случая к случаю, теряя при этом производительность и, попросту, время.
От теории — к практике. Какие сегодня существуют прогрессивные способы организации документооборота в компании?
Технический прогресс позволяет максимально автоматизировать этот процесс. На сегодняшний момент IT-рынок предоставляет огромное количество различного ПО для удобной организации документооборота. Один из ведущих и наиболее успешных, оцененных специалистами продуктов такого рода — система DocsVision.
Что дает DocsVision?
Система разрабатывалась лишь для одной цели — максимальной эффективности результатов при максимальной простоте использования. На самом деле, система дает не только возможность эффективно организовать документооборот и удобно хранить все документы в доступных архивах, но и выполнять множество текущих задач, таких, как формирование заказов, обработка заявок клиентов, наглядные решения для разработки и запуска новой продукции и многое другое. Многие аналоговые системы, обладающие хорошими характеристиками, обладают одной, но негативной — полной автономностью. В DocsVision такого нет: система может взаимодействовать с множеством других, внешних систем.
Никаких сложностей с DocsVision — достаточно простой, интуитивно понятный интерфейс, отсутствие необходимости использовать программирование (чем грешат другие системы из этой “оперы”), мощная техподдержка, полная безопасность: в DocsVision встроены передовые средства защиты информации, то есть, о безопасности данных можно не беспокоиться. Как бонус — наличие готовых решений по управлению документами и бизнес-процессами, своего рода кейсы, возможность масштабирования решений, а также гибкий интерфейс, позволяющий настроить все необходимые нюансы без особых сложностей и специальных навыков.
ФБ Консалт предлагает вам ознакомиться с преимуществами такой системы и убедиться в том, что именно такая организация документооборота позволяет максимально оптимизировать множество бизнес-процессов.